Kagami Biraki: Jaarwisseling is het gouden moment van reflectie!

Eind december komt de BV Nederland even tot stilstand. Nog meer dan in de zomervakantie, omdat echt iedereen op één moment vakantie heeft. Alles wat echt nog afgerond moet worden ronden we af of wordt in het volgende jaar gepland. Een ander deel van minder belangrijke of leuke zaken gaat niet mee de jaargrens over, en dat is juist het deel wat ervoor zorgt dat we echt een nieuwe start kunnen maken.

Tijdens kerstspeeches is het ook zeer gebruikelijk om met elkaar nog eens op een jaar terug te kijken. Ook in Sinterklaas dichten blikken we terug op de afgelopen periode. Dat alles helpt ons om het verleden achter ons te laten.


Kagimi Baraki
Vanuit Lean kijken we naar Japanse principes. In Japan wordt de Nieuwjaar periode beschouwt als één van de meest belangrijke periodes van het jaar en de Kagami Biraki wordt als ritueel gehouden aan het begin van het nieuwe jaar om te reflecteren. Kagiami Biraki staat voor:  'de spiegel openen'.  Door ieder jaar steeds dieper in de spiegel te kijken kan de eigen persoonlijkheid en karakter verbeterd worden. Onderdeel van de ceremonie is de Kagami Wari. Met een hamer wordt een deksel doorgeslagen welke in een vat sake valt en de sake die eruit loopt staat teken voor geluk. Deze ceremonie wordt tegenwoordig ook gebruikt bij opening van fabrieken, sport-evenementen en bruiloften.

Reflectie om weer vooruit te kunnen kijken

Door te reflecteren ontwikkel je inzichten vanuit het verleden en geeft bovendien de mogelijkheid om overzicht te krijgen in alles wat speelt. Dat overzicht is de basis om weer vooruit te kunnen kijken.

Hoe overleeft een organisatie de informatie tsunami?

Er is steeds meer ongestructureerde informatie in organisaties welke ook steeds makkelijker gedeeld kan worden. Om deze tsunami te overleven, moet je eerst snappen hoe en waarom die ontstaat.

Waarom wordt er zoveel meer en ongestructureerd gecommuniceerd?
De hoeveelheid en de mate van structuur is in alle organisaties van groot tot klein een uitdaging. Een aantal patronen zorgt ervoor dat er steeds meer en ongestructureerd gecommuniceerd wordt, of we willen of niet.

·       Het wordt steeds makkelijker om te communiceren via allerlei media, en dat gebeurt ook in overvloede. Door al die communicatie worden rollen en verantwoordelijkheden er niet altijd duidelijker op, waardoor nog meer communicatie plaatsvindt.

·       Organisaties bestaan uit mensen die met elkaar iets willen bereiken. Veel organisaties worstelen met de balans tussen de persoonlijke doelstellingen en organisatiedoelstellingen. Lang niet alle communicatie vindt plaats ten behoeve van de rollen die mensen vervullen.

·       Veel organisaties hebben te kampen met een dynamische markt en klantvraag en hebben in te springen op nieuwe technologieën. Bedrijven moeten dus snel veranderen en daarover zal gecommuniceerd moeten worden.

·       Alle beroepen veranderen steeds sneller. Snelheid van kennisopbouw wordt steeds belangrijker. Daarvoor is communicatie nodig met anderen binnen of buiten de organisatie.

·       Steeds meer organisaties werken samen met partners en hebben activiteiten uitbesteed. Waar tot voor kort het merendeel van de communicatie in organisaties plaatsvond, vindt dat nu steeds meer met de omgeving plaats.

·       In veel organisaties zijn er veel te veel parallelle verbeterinitiatieven of –projecten, waar geen centraal overzicht van is. Al die initiatieven en projecten zijn een katalysator van communicatie die nodig is om iedereen geïnformeerd te houden.

·       Veranderingen worden uitgedacht vanuit de tekentafel en onvoldoende getest. Als veranderingen onvoldoende duidelijk zijn voor mensen op de werkvloer dan ontstaan daardoor nog meer communicatie om problemen op te lossen.

·        Overlegstructuren worden gezien als helpende structuur om grip op mensen en processen te krijgen, en zijn vaak een doel op zich geworden.

·       De overleggen worden wel gehouden maar zonder agenda en zonder scherp doel, waardoor vergaderingen lang duren en onnodig gecommuniceerd wordt.

Hoe ga je de groei van al die ongestructureerde communicatie te lijf?
Om de weerbarstige ongestructureerde communicatie uit bannen zijn een aantal acties nodig.

1.     Voldoende focus op langere termijn met een scherp gesteld doel
Natuurlijk kan niemand de toekomst voorspellen, maar iedere organisatie heeft een punt op de horizon nodig om zich op te richten. Dit moet een helder beeld zijn waar de organisatie naartoe moet, zodat alle individuen en andere betrokkenen weten waar hun pijlen op gericht moeten worden. 

2.     Breng de overlegstructuren in kaart en beoordeeld de effectiviteit
Meestal is de vraag stellen deze ook al beantwoorden. Het doel en de gewenste output kan altijd scherper dan dat die nu is. De beste manier om dit te doen is door het overleg te observeren en aan het einde feedback te geven in welke mate er ook bijdrage aan het doel wordt geleverd.

3.     Schep een performance cultuur waarin de mensen doelgericht werken
Het gaat er niet in eerste instantie om hoe hard er gewerkt wordt, maar wel dat de juiste doelstellingen nagestreefd worden. Juist het verbinden van persoonlijke doelstellingen en organisatiedoelstellingen is daarom belangrijk om de energie van individuen goed te richten.

4.     Scherpte in verwoording, begrip en actie
Het is belangrijk dat alle individuen goed in staat zijn hun bijdrage optimaal aan andere mensen in de organisatie te kunnen uitleggen op een korte en krachtige wijze het zogenaamde doelgerichte ‘pitchen’. De boodschap is kernachtig en wordt actiegericht gebracht. Met dag- en weekstarts wordt deze vaardigheid geprikkeld en steeds aangescherpt. Deze scherpte zorgt voor focus en geeft richting in alle andere communicatie.

5.     Stroomlijn nieuwe initiatieven en implementeer op de werkvloer
Alle initiatieven in de organisatie moeten duidelijk in beeld gebracht worden. Innovaties kunnen op een roadmap gezet worden en de grote verbeterprojecten verdienen een uitwerking op een A3. De roadmaps en A3’s worden zorgvuldig besproken en besloten, omdat die veel impact in de organisatie hebben. Ook voor de kleine initiatieven per groep wordt een verbeterbord gehanteerd om overzicht te houden.

6.     Stroomlijn de communicatie in de processen In veel organisaties is er al een tijdje niet gekeken of de processen nog effectief zijn. Er verandert veel, en daarom loont het om de informatiestromen in de processen te analyseren. De methode om dit mee aan te pakken is de Lean methode Value stream mapping, die in oorsprong ‘goederen en informatie stroom vastlegging’ genoemd werd. Deze methode helpt om vast te stellen welke informatie echt nodig is.

7.     Leg tijdens overleggen en contacten de juiste zaken gestructureerd vastAls er kernachtige en doelgerichte communicatie plaatsvind, dan is het zaak om de informatie zo vast te leggen dat het later weer optimaal gebruikt kan worden. Daarom is het belangrijk alles wat gezegd wordt vast te leggen en niet alleen een besluit en actiepunten. Door juist alles vast te leggen legt de lat hoog in overleggen.

De vastlegging van informatie tijdens overleggen is een stimulans om steeds weer scherp te zijn waarom vergaderingen georganiseerd worden en wat de uitkomsten moeten zijn. Daarom is het cruciaal om kwaliteitsslagen door te voeren in de overlegstructuren en de communicatie tijdens deze overleggen.

 

Uitzicht op de waan van de dag

 

Volgens mij worstelt iedereen wel eens met de waan van de dag. Niet alleen drukke dagen, maar ook op vakantie of weekenddagen speelt de waan van de dag een rol. Zeer regelmatig is de waan van de dag een excuus om iets wat bijvoorbeeld minder leuk is, niet te doen. Echter zeer regelmatig lijkt de waan van de dag wel een kwelgeest die ervoor zorgt dat je juist hetgeen dat je wilde doen toch niet hebt kunnen doen.

Belangrijke eerste gewetensvraag is in welke mate jij je laat leiden door de waan van de dag?

Juist automatismen maken ons succesvol. Als we overal over zouden moeten nadenken of alles moeten afstemmen dan bereiken we niks. Het is ook gewoon lekker om vast patronen te hebben waar je zeker van kunt zijn dat het voor je werkt. Juist die patronen, of gewoonten bepalen jouw waan van de dag. Om meer zicht op jouw waan van de dag te krijgen kun je een aantal vragen stellen. Hoe vaak komt het voor je dingen niet hebt kunnen doen, die je echt had willen doen? Hoe ziet voor jou een ideale dag eruit, en hoe ziet de dag er in de praktijk uit?

Is de waan van de dag je vriend of je kwelgeest?

Juist de automatismen leveren je veel op zoals comfort, vertrouwen, resultaten, etc. Echter als je juist op een andere manier zou moeten werken of je wilt juist iets anders, dan werkt het beperkend. Je neemt je steeds iets voor, maar het komt er maar niet van? Je weet eigenlijk dat je het anders zou moeten gaan doen, maar je bedenkt argumenten voor je geweten om het aan jezelf te kunnen uitleggen. Je moet kennelijk echt geprikkeld worden, om je te verzetten tegen de kwelgeest, die de waan van de dag heet.

Hoe onttrekt jij je aan de waan van de dag?

Voldoende momenten en diepte in reflectie lijkt mij het belangrijkste element om de waan van de dag te beteugelen. Dit kan op allerlei manieren, zoals yoga, ontspanningsoefeningen, voldoende pauzes, sporten, trap nemen, start van een nieuw werkpakket, spreken in derde persoon, communicatie op proces en relatieniveau i.p.v. inhoudelijk niveau, etc. In coaching zijn allerlei simpele houvasten ontwikkelt om je dagelijks te helpen prioriteiten te stellen in de waan van de dag:

• De regel: Moet ik dit nu doen? Je kunt deze zin op 5 manier zeggen door de klemtoon op een ander woord te leggen. Je ontwikkelt zo 5 manieren om ‘nee’ te kunnen zeggen.
• Kies een paar stop-woordjes waarmee je de situatie voor jezelf kunt relativeren, zoals lekker belangrijk, dus, kansloos.
• Maak een dagelijkse to-do lijst wat je echt zelf wilt doen. Kijk dan aan het einde van de dag wat daarvan uitgekomen is. Trek conclusies voor die dag erna.
• Brainstorm alle acties die je nog wilt doen, en prioriteer deze
  
  in een matrix, zodat je met de belangrijkste zaken gaat beginnen. 
• Inzicht, overzicht, uitzicht. Voor alle rollen die je vervult is het nuttig om regelmatig stil te staan of je met de juiste dingen bezig bent. Reflecteren geeft je inzichten. Met die inzichten ontwikkel je overzicht. En door overzicht heb je de mogelijkheid om vooruit te kijken en weer uitzicht en  perspectief in de koers die je wilt ingaan.

Hoe benut je de van de waan van de dag?

Zie de waan van de dag als een welkome vriend, die je helpt. De truc is om voldoende elementen in de waan van de dag (automatismen) die je helpen bij de doelen die je wilt bereiken. Aantal voorbeelden:

-     Als je meer wilt bewegen en je gaat dagelijks met de fiets naar het werk of school, dan heb je automatisch die dagelijkse beweging.

-     Als je op het werk meer andere collega’s wilt leren kennen, ga dan een keer ergens anders zitten dan spreek je hen vanzelf.

-    Door iedere dag een to do lijst te maken, heb je de kans om de dingen die je belangrijk vind de hoogste prioriteit te geven.

Of je de waan van de dag als kwelgeest of als vriend ziet, ik wens je een fijne dag!

Overleven in de nieuwe wildernis

Toen ik uitgenodigd werd om deel te nemen aan het adventure om te overleven in de nieuwe wildernis, had ik weinig tijd nodig om te beslissen. Enerzijds trok het avontuur me aan en aan de andere kant de noodzaak om skills te hebben om in de informatiemaatschappij te overleven.

Geen idee wat me ging overkomen en met spanning in mijn lijf, ging ik op pad. Het laatste stuk lopend, waarbij iedere stap verder weg van de bewoonde wereld was en tegelijkertijd dieper de wildernis in. Gelukkig was het startpunt een basiskamp met een veilige Yurt, een Mongoolse 4 seizoenentent. Boven het open kampvuur hing een koffiekan waar heerlijke koffie in bleek te zitten.

Hierna volgen de inzichten die ik opdeed.

1       Primaire levensbehoeften zijn veiligheid, water en eten
We staan er niet dagelijks bij stil, maar stel dat je moet overleven in de wildernis, dan ga je direct anders kijken naar je behoeften. Veiligheid is het belangrijkste en daarna komt toch al heel snel water om te drinken en daarna iets om te eten. Als je minder drinkt of eet, dan is de puf er zo uit. Met een natuurlijk waterzuiveringssysteem gingen we op pad.

2       Navigatie en communicatie
Als je ergens in de wildernis gedropt wordt, dan is zelfs een kaart lastig te interpreteren. Je weet immers niet waar je bent. Gelukkig hadden we geleerd met het kompas om te gaan, waardoor we met beperkte communicatiemiddelen naar een volgend punt werden geloodst. We waren afhankelijk van deze communicatie.

3       Twee weten er meer dan één!
Niet iedereen kan alles weten. Onze expeditieleiders hadden eigen expertisegebieden. De een was van navigatie, klimmen, communicatie en bevoorrading, de ander van voedsel, vuur en overnachten. Door verdeling van deze taken, is de kans op overleven groter. Ook in onze expeditie moesten we de taken verdelen om aan allerlei aspecten zoals communicatie, route, water, veiligheid, vuur en teambuilding te denken. Heb jij de juiste mensen om je heen?

4       Pakken wat je pakken kan; Lekker die paardenbloemen en brandnetels
Het meest eenvoudig is om tijdens de reis dingen die je kunt eten direct in je mond te stoppen, ook wel grazen genoemd. Of de paardenbloem, de brandnetel of het beukenblad het lekkerste was, dat herinner ik me niet meer, wel de verbazing dat het zo gek nog niet smaakte en eigenlijk meer dan prima te eten is.

5       Je mes is je grootste vriend
In de natuur kan de mens langer overleven met een mes. Met een mes kun je veel dingen van hout maken, ook kun je warm materiaal verplaatsen, vruchten snijden, etc. Lang geleden kreeg ik van mijn opa een zakmes. Ik besefte me nu zo’n 30 jaar later pas welke functie dat had.

6       De 'Lean on' hut in 30 minuten
Ook in deze expeditie kwam mijn Lean-hobby terug. Dit keer een hut bouwen. De Lean on is een van de meeste eenvoudige manieren om een hutje te bouwen. Je zet een tak schuin tegen een boom ondersteund met een wig. Daarna maak je met allerlei takken een schuin dak. Binnen een half uur hadden we een hutje om in te slapen.

7       Vertrouwen op je touw
Wij kregen een opdracht om een boom in te klimmen en daarna om een grote sloot over te steken door te abseilen. Tsja, iemand moest als eerste oversteken om een extra touw aan de overkant te brengen. Enige kennis van touw en knopen was dus welkom, evenals vertrouwen op de goede afloop

8       Vuur kun je op verschillende manieren maken, en weer meenemen
Velen van ons herkennen wel de pyromaan in onszelf, waarbij je een lekker onoverwinnelijk gevoel krijgt als je vuur aanmaakt. Het zal vast in ons DNA verstopt zitten dat we vuur nodig hebben voor veiligheid, warmte en garen van eten. Dit oer-gevoel kwam weer helemaal naar boven toen we vuur maakten door twee houtjes te laten schuren. Het vuur konden we meenemen door de tondelzwam te laten gloeien.

 

Back to nature als een effectieve ontwikkelmethode
Deze expeditie bracht me heel veel dichtbij mezelf dan andere managementtrainingen die ik eerder volgde. Het besef wat echt belangrijk is, werd direct duidelijk zonder daar veel woorden aan te wijden. Ook leer je enorm snel als het erop aan komt. Nooit gedacht dat outdoor zo’n ontwikkelinstrument zou zijn. Ben jij veilig? Heb je de juiste expertise om je heen? Heb je de juiste richting? Ben je de juiste dingen aan het doen? Heb je de juiste benodigdheden om te overleven? Sta je in contact met je overlevingsenergie? Zomaar een aantal vragen die naar boven komen en waar je in teruggeworpen wordt tijdens zo’n overlevingstocht.

WAAK voor klagen

Een aantal jaren geleden leerde ik de methode WAAK. Sindsdien begin ik mee steeds meer te verbazen over klagende medebewoners van deze wereld. Mocht je dus lekker willen klagen, lees deze blog dan niet verder, want het verandert je wereldbeeld fundamenteel!

WAAK staat voor 4 woorden die je van rechts naar links moet toepassen. Ik vrees geen wetenschappelijk model, maar juist wel ijzersterk! Je kunt het gebruiken voor persoonlijke ontwikkeling of in communicatie met anderen.

WAAK

K staat voor Klagen: Met klagen is op zich niks mis, want het lucht op en zo kunnen we onverwerkte emoties alsnog verweken. Eigenlijk hetzelfde effect als het lezen van een boek en het kijken van TV-films en series. Niet voor niks kijken zoveel mensen TV, alleemaal om onverwerkte emoties te verwerken. Klagen is soms ook een manier om verbinding en steun te zoeken. Ikzelf betrap mezelf ook wel eens op klagen, maar het is eigenlijk zonde van de tijd.

A staat voor Anticiperen: Als het klagen of irritatie leidt tot het daadwerkelijk aanpassen of verbeteren van de situatie, dan is dat positief. Juist dat activeren van mensen is best lastig, maar wel erg nuttig. Je gaat dan namelijk iets doen aan de situatie in plaats van erover te klagen. Dan is het klagen toch nog ergens goed voor....Wat zou je (zelf) kunnen doen aan de situatie? Welke stappen kun je zetten?

A staat voor Accepteren: Mochten al je acties geen resultaat brengen, dan val je zomaar terug in klagen. Vanzelfsprekend geeft de volhardende medemens niet op, en doet nog een poging om de situatie te veranderen. Mocht dat echt niet lukken, dan zou je toch moeten accepteren. Nadeel van accepteren, is dat je iets van eigen waarde op zich moet zetten. Voordeel is dan dat je weer vooruit kunt kijken. Als je niet bewust de situatie accepteert, dan verval je zomaar terug in klagen, en daar heb je niks aan als je de situatie niet kunt veranderen. Accepteren werkt dan toch het beste!

W staat voor Weggaan: Mocht je keer op keer tot de conclusie komen dat je het niet kunt accepteren of je weet dat je het nooit of onder geen enkele voorwaarde kunt accepteren, dan kun je beter opstaan, ontslag nemen, gaan verhuizen, of de situatie ontlopen.

Stress makes you balance

Both on my work as a management consultant as my volunteer job as a chairman of a volleyball and gymnastic sports club, I feel sometimes pressure. Both it are roles in which responsibility is on my shoulders. Most of the time there’s a balance between the responsibility and the tasks it entails, but sometimes it is important to makes very sharply clear what’s need to be done.

In both roles I learned that’s important to think enough about the future’s scenarios that probably will occur. It’s important to take actions that will prevent today’s issues, which are most of the time very difficult to solve.
When there are too many short term problems then the first thing is to stop with making new expectations. I first make a clustered action list. I put all important actions and promises on the action list. Then I take enough time to think which approach is necessary to solve the whole list.

My most important skill to work on is to prioritize ideas. My biggest challenge is to stop myself in taking new actions or things when I do not enough time to organize these. Maybe you can give me some advice!