Hoe overleeft een organisatie de informatie tsunami?

Er is steeds meer ongestructureerde informatie in organisaties welke ook steeds makkelijker gedeeld kan worden. Om deze tsunami te overleven, moet je eerst snappen hoe en waarom die ontstaat.

Waarom wordt er zoveel meer en ongestructureerd gecommuniceerd?
De hoeveelheid en de mate van structuur is in alle organisaties van groot tot klein een uitdaging. Een aantal patronen zorgt ervoor dat er steeds meer en ongestructureerd gecommuniceerd wordt, of we willen of niet.

·       Het wordt steeds makkelijker om te communiceren via allerlei media, en dat gebeurt ook in overvloede. Door al die communicatie worden rollen en verantwoordelijkheden er niet altijd duidelijker op, waardoor nog meer communicatie plaatsvindt.

·       Organisaties bestaan uit mensen die met elkaar iets willen bereiken. Veel organisaties worstelen met de balans tussen de persoonlijke doelstellingen en organisatiedoelstellingen. Lang niet alle communicatie vindt plaats ten behoeve van de rollen die mensen vervullen.

·       Veel organisaties hebben te kampen met een dynamische markt en klantvraag en hebben in te springen op nieuwe technologieën. Bedrijven moeten dus snel veranderen en daarover zal gecommuniceerd moeten worden.

·       Alle beroepen veranderen steeds sneller. Snelheid van kennisopbouw wordt steeds belangrijker. Daarvoor is communicatie nodig met anderen binnen of buiten de organisatie.

·       Steeds meer organisaties werken samen met partners en hebben activiteiten uitbesteed. Waar tot voor kort het merendeel van de communicatie in organisaties plaatsvond, vindt dat nu steeds meer met de omgeving plaats.

·       In veel organisaties zijn er veel te veel parallelle verbeterinitiatieven of –projecten, waar geen centraal overzicht van is. Al die initiatieven en projecten zijn een katalysator van communicatie die nodig is om iedereen geïnformeerd te houden.

·       Veranderingen worden uitgedacht vanuit de tekentafel en onvoldoende getest. Als veranderingen onvoldoende duidelijk zijn voor mensen op de werkvloer dan ontstaan daardoor nog meer communicatie om problemen op te lossen.

·        Overlegstructuren worden gezien als helpende structuur om grip op mensen en processen te krijgen, en zijn vaak een doel op zich geworden.

·       De overleggen worden wel gehouden maar zonder agenda en zonder scherp doel, waardoor vergaderingen lang duren en onnodig gecommuniceerd wordt.

Hoe ga je de groei van al die ongestructureerde communicatie te lijf?
Om de weerbarstige ongestructureerde communicatie uit bannen zijn een aantal acties nodig.

1.     Voldoende focus op langere termijn met een scherp gesteld doel
Natuurlijk kan niemand de toekomst voorspellen, maar iedere organisatie heeft een punt op de horizon nodig om zich op te richten. Dit moet een helder beeld zijn waar de organisatie naartoe moet, zodat alle individuen en andere betrokkenen weten waar hun pijlen op gericht moeten worden. 

2.     Breng de overlegstructuren in kaart en beoordeeld de effectiviteit
Meestal is de vraag stellen deze ook al beantwoorden. Het doel en de gewenste output kan altijd scherper dan dat die nu is. De beste manier om dit te doen is door het overleg te observeren en aan het einde feedback te geven in welke mate er ook bijdrage aan het doel wordt geleverd.

3.     Schep een performance cultuur waarin de mensen doelgericht werken
Het gaat er niet in eerste instantie om hoe hard er gewerkt wordt, maar wel dat de juiste doelstellingen nagestreefd worden. Juist het verbinden van persoonlijke doelstellingen en organisatiedoelstellingen is daarom belangrijk om de energie van individuen goed te richten.

4.     Scherpte in verwoording, begrip en actie
Het is belangrijk dat alle individuen goed in staat zijn hun bijdrage optimaal aan andere mensen in de organisatie te kunnen uitleggen op een korte en krachtige wijze het zogenaamde doelgerichte ‘pitchen’. De boodschap is kernachtig en wordt actiegericht gebracht. Met dag- en weekstarts wordt deze vaardigheid geprikkeld en steeds aangescherpt. Deze scherpte zorgt voor focus en geeft richting in alle andere communicatie.

5.     Stroomlijn nieuwe initiatieven en implementeer op de werkvloer
Alle initiatieven in de organisatie moeten duidelijk in beeld gebracht worden. Innovaties kunnen op een roadmap gezet worden en de grote verbeterprojecten verdienen een uitwerking op een A3. De roadmaps en A3’s worden zorgvuldig besproken en besloten, omdat die veel impact in de organisatie hebben. Ook voor de kleine initiatieven per groep wordt een verbeterbord gehanteerd om overzicht te houden.

6.     Stroomlijn de communicatie in de processen In veel organisaties is er al een tijdje niet gekeken of de processen nog effectief zijn. Er verandert veel, en daarom loont het om de informatiestromen in de processen te analyseren. De methode om dit mee aan te pakken is de Lean methode Value stream mapping, die in oorsprong ‘goederen en informatie stroom vastlegging’ genoemd werd. Deze methode helpt om vast te stellen welke informatie echt nodig is.

7.     Leg tijdens overleggen en contacten de juiste zaken gestructureerd vastAls er kernachtige en doelgerichte communicatie plaatsvind, dan is het zaak om de informatie zo vast te leggen dat het later weer optimaal gebruikt kan worden. Daarom is het belangrijk alles wat gezegd wordt vast te leggen en niet alleen een besluit en actiepunten. Door juist alles vast te leggen legt de lat hoog in overleggen.

De vastlegging van informatie tijdens overleggen is een stimulans om steeds weer scherp te zijn waarom vergaderingen georganiseerd worden en wat de uitkomsten moeten zijn. Daarom is het cruciaal om kwaliteitsslagen door te voeren in de overlegstructuren en de communicatie tijdens deze overleggen.

 

Uitzicht op de waan van de dag

 

Volgens mij worstelt iedereen wel eens met de waan van de dag. Niet alleen drukke dagen, maar ook op vakantie of weekenddagen speelt de waan van de dag een rol. Zeer regelmatig is de waan van de dag een excuus om iets wat bijvoorbeeld minder leuk is, niet te doen. Echter zeer regelmatig lijkt de waan van de dag wel een kwelgeest die ervoor zorgt dat je juist hetgeen dat je wilde doen toch niet hebt kunnen doen.

Belangrijke eerste gewetensvraag is in welke mate jij je laat leiden door de waan van de dag?

Juist automatismen maken ons succesvol. Als we overal over zouden moeten nadenken of alles moeten afstemmen dan bereiken we niks. Het is ook gewoon lekker om vast patronen te hebben waar je zeker van kunt zijn dat het voor je werkt. Juist die patronen, of gewoonten bepalen jouw waan van de dag. Om meer zicht op jouw waan van de dag te krijgen kun je een aantal vragen stellen. Hoe vaak komt het voor je dingen niet hebt kunnen doen, die je echt had willen doen? Hoe ziet voor jou een ideale dag eruit, en hoe ziet de dag er in de praktijk uit?

Is de waan van de dag je vriend of je kwelgeest?

Juist de automatismen leveren je veel op zoals comfort, vertrouwen, resultaten, etc. Echter als je juist op een andere manier zou moeten werken of je wilt juist iets anders, dan werkt het beperkend. Je neemt je steeds iets voor, maar het komt er maar niet van? Je weet eigenlijk dat je het anders zou moeten gaan doen, maar je bedenkt argumenten voor je geweten om het aan jezelf te kunnen uitleggen. Je moet kennelijk echt geprikkeld worden, om je te verzetten tegen de kwelgeest, die de waan van de dag heet.

Hoe onttrekt jij je aan de waan van de dag?

Voldoende momenten en diepte in reflectie lijkt mij het belangrijkste element om de waan van de dag te beteugelen. Dit kan op allerlei manieren, zoals yoga, ontspanningsoefeningen, voldoende pauzes, sporten, trap nemen, start van een nieuw werkpakket, spreken in derde persoon, communicatie op proces en relatieniveau i.p.v. inhoudelijk niveau, etc. In coaching zijn allerlei simpele houvasten ontwikkelt om je dagelijks te helpen prioriteiten te stellen in de waan van de dag:

• De regel: Moet ik dit nu doen? Je kunt deze zin op 5 manier zeggen door de klemtoon op een ander woord te leggen. Je ontwikkelt zo 5 manieren om ‘nee’ te kunnen zeggen.
• Kies een paar stop-woordjes waarmee je de situatie voor jezelf kunt relativeren, zoals lekker belangrijk, dus, kansloos.
• Maak een dagelijkse to-do lijst wat je echt zelf wilt doen. Kijk dan aan het einde van de dag wat daarvan uitgekomen is. Trek conclusies voor die dag erna.
• Brainstorm alle acties die je nog wilt doen, en prioriteer deze
  
  in een matrix, zodat je met de belangrijkste zaken gaat beginnen. 
• Inzicht, overzicht, uitzicht. Voor alle rollen die je vervult is het nuttig om regelmatig stil te staan of je met de juiste dingen bezig bent. Reflecteren geeft je inzichten. Met die inzichten ontwikkel je overzicht. En door overzicht heb je de mogelijkheid om vooruit te kijken en weer uitzicht en  perspectief in de koers die je wilt ingaan.

Hoe benut je de van de waan van de dag?

Zie de waan van de dag als een welkome vriend, die je helpt. De truc is om voldoende elementen in de waan van de dag (automatismen) die je helpen bij de doelen die je wilt bereiken. Aantal voorbeelden:

-     Als je meer wilt bewegen en je gaat dagelijks met de fiets naar het werk of school, dan heb je automatisch die dagelijkse beweging.

-     Als je op het werk meer andere collega’s wilt leren kennen, ga dan een keer ergens anders zitten dan spreek je hen vanzelf.

-    Door iedere dag een to do lijst te maken, heb je de kans om de dingen die je belangrijk vind de hoogste prioriteit te geven.

Of je de waan van de dag als kwelgeest of als vriend ziet, ik wens je een fijne dag!